公証人役場で社団法人設立時の定款を認証してもらう流れと準備するものリスト

こんにちは!一般社団法人を自力で設立しました、縄跳びパフォーマーのまっちゃん(@macchan8130)です。

社団法人の設立で絶対に必要なのが定款の作成です。さらに作成した定款公証人役場で「認証」というのをもらう必要があるんです。

聞きなれない場所で、しかもいきなり公的な場所に乗り込むのは勇気いりますよね。あなたが自分のような法律素人なら、なおさらでしょう。

そこで公証人役場で予備知識ゼロで飛び込んで、実際に定款の公証をもらうまでの流れを紹介します。これから定款を公証人役場に持っていこう!という人は是非参考にしてください。

公証人役場って何をする場所なの?

そもそも公証人役場とは何をする場所なのでしょうか?

公証事務とは

公証事務、すなわち公証人が提供する法的サービスは、大きく分けると、<公正証書の作成><認証の付与><確定日付の付与>の3種類となります。

引用:公証事務とは|日本公証人連合会

難しい用語が並んでいますが、ようは公的に拘束力のある文書を作る&証明する場所です。社団法人の定款は、2つめの認証の付与という業務に当たります。

認証の付与

「認証」は、私署証書(作成者の署名又は記名押印のある私文書)について、文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことを公証人が証明するものです。

株式会社や弁護士法人などの「定款」については、公証人の認証が法定要件になっています。

引用:公証事務とは|日本公証人連合会

その気になれば、スマホでサクサクっと定款を作ることができます。でもその定款はただの文書。法律的になんの効力も拘束力もないですよね?

でも認証を受けることで、法律的に効力のある文書として認めてもらえるのです。

では次から実際に公証人役場に訪問する流れを見ていきましょう。

公証人役場のHPで申し込みをする

定款ができたら、まずは公証人役場のHPから申し込みをしましょう。日本公証人連合会のページから全国の公証人役場を検索できます。

ネットで予約申し込み・・・と思ったのですが、メールアドレスがない場合は電話します。

伝える内容は、

  • 私文書の認証をしてほしい
  • 一般社団法人の定款
  • 紙定款 or 電子定款

の3点です。とくに3つめの「紙定款 or 電子定款」は忘れずに伝えましょう。ちなみに法律素人の自分は環境構築や手続きがいらない、紙定款を選択しました。

電話で予約をして、いよいよ公証人役場に足を運びます。

公証人役場に持参するものリスト

予約が取れたら、いよいよ公証人役場に実際に行きます。

ここで持参するのが下記のとおりです。

  • 定款 3部
  • 印鑑証明
  • 委任状(必要な場合)
  • 手数料 6万~7万

まずは定款は「公証人役場の保管用」「登記で法務局保管用」「法人の事務所で保管用」の3部が必要です、すべての定款には実印と割印を押します。

またこの印鑑が本当に実印かどうかを証明するための印鑑証明が必要です。押印した理事全員分を準備します。たとえば2名が押印したら、2名分の印鑑証明をもらっておきます。

次に認証をしてもらうための「委任状」です。もし公証人役場に設立するメンバー全員で行けるのであれば必要ありませんが、一人で行く場合や誰か他の人にお願いする場合は委任状が必要になります。

委任状のフォーマットはこのページにあるので参考にしてください。

最後に役場に収める手数料です。定款の枚数によって多少前後するのですが、だいたい6万ー7万円です。

これらを忘れずに準備して公証人役場に向かいましょう。

実際に提出した「定款」

公証人役場で認証をもらって完了!

いよいよ実際に公証人役場に行きます。

町中にポツンと表れる公証人役場

知らないと分かりにくいかも?

いよいよ扉の向こうへ!

無事に定款が認められました!!

じつは公証人役場に2度行きました。1回目は割印の意味を理解しておらず、定款に不備があったんです。その場で修正することもできず、再訪問することになりました。

社団法人を自力で設立するまでに失敗したことリスト

2017.08.16

書類さえ不備がなければスムーズに話が進みます。2度目の訪問はサクッと話が進み、30分程度で手続きが終わりました。

定款の認証は、はじめの一歩

無事に定款が認証されてホッとしました。手続きで何度か電話のやり取りをしましたが、公証人役場の方も丁寧に対応していただき助かりました。

二度目の訪問をしたとき「あなたみたいな若い人に期待してるよ!頑張ってね!!」と事務の方に声をかけて貰いました。

自分と同じ法律素人の人は、無理に知ってるフリ or わかったフリをしないほうが賢明です。

公証人役場の人はプロでとして数え切れないほどの事例を見ています。素直にわからないと聞けば丁寧に教えてくれます。

この記事がこれから定款を公証人役場に持っていく人の参考になれば幸いです。

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2017.08.13
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